Інструкція по заповненню форми «Облікова картка слухача»

Інструкція по використанню регіональними відділами/управліннями кадрів 
програми «Облікова картка слухача» для забезпечення обліку слухачів в 
Інституті післядипломної освіти (м. Ірпінь)
Версія OK 01.04.2014

Перелік курсів приведено у відповідність до Наказу № 108 від 03.02.2014 р.

1. Вимоги до технічного та програмного забезпечення

Програмне забезпечення форми «Облікова картка слухача» (далі Картка) передбачає використання ПЕОМ не нижче Pentium II, середовище Windows 2000/XP та інстальований пакет Ofiice 2003 з активізованим MS Access 2003.
Завантажити оновлений файл програми "Облікова картка слухача"

2. Підготовка програми до використання

2.1. Завантажте файл прграмного забезпечення «Облікова картка слухача». Перед використанням Картки розархівуйте  заархівний файл OK_Irpin.rar у каталог Kartka_Irpin. У каталозі повинно з'явитись два файли:
OK_Irpin_2014.mdb - файл у форматі Access (Облікова картка слухача),
OK_Irpin_instr _2014 - дана інструкція
2.2. Для коректного відображення формату дати необхідно встановити на комп’ютері в операційній системі MS Windows наступний формат дати: дд.мм.гггг.
2.3. Перейменуйте розархівований файл Картки за наступним форматом (додаються два знаки – код регіону):

                            OK_Irpin_nn.mdb
                            де nn – код області (01-27);

3. Порядок роботи з формою Картки

3.1. Картка складається з функціональних кнопок:
1. “Додати картку” - додає картку до бази даних даного файлу Access,
2. “Вилучити картку” - вилучає відібрану картку із бази даних,
3. “Перегляд та друк карток” - дозволяє прогляд та друк відібраної картки.
4. “Імпорт” - імпорт карток отриманих із ДПІ у районах.

3.2. Вікна картки, з правої сторони яких знаходяться кнопки вибору інформації з довідників, заповнюються за допомогою вибору потрібної інформації при натисканні лівою кнопки миші на піктограмі вибору.
Вікна з позначкою «*» заповнюються обов’язково.
Всі інші вікна заповнюються набираючи інформацію на клавіатурі. Набір інформації в вікнах починається з першої позиції.
3.3. Початок заповнення «Облікової картки слухача» починається з вікна «Назва навчального курсу (семінару)». Після занесення інформації у вікні, перехід на наступне вікно здійснюється натисканням на  клавішу «Enter».
3.4. При відсутності у довіднику “Назва структурного підрозділу” назви Вашого підрозділу, заповнюється вікно “Інший підрозділ” (У вікні “Назва структурного підрозділу” вибирається значення “Інший підрозділ”)
3.5. При заповненні вікна «Тема випускної роботи» у випадку, коли тема випускної роботи для слухача невідома, набирається у вікні текст «Тема випускної роботи не обрана». Після заповнення останнього вікна  потрібно натиснути на функціональну кнопку «Додати картку».
Висвітиться картка з пустими вікнами для заповнення даних наступного слухача, і т.д..
3.6. При незаповнені поля з познеачкою  «*» програма видає повідомлення про те, яке поле незаповнене. Дане поле необхідно заповнити і натиснути на функціональну кнопку «Додати картку».
3.7. При необхідності вилучення картки слухача по лічильнику внизу Картки відшукується відповідний запис картки слухача і натискається функціональна кнопка «Вилучити картку».
3.8. При необхідності коригування картки необхідно по лічильнику знайти запис цієї картки, внести зміни у відповідному вікні, і натиснути функціональну кнопку «Додати картку».
3.9. Для перегляду або друку карток слухачів необхідно натиснути функціональну кнопку «Перегляд та друк карток». Для друку карток необхідно після перегляду карток в меню «Файл» вибрати функцію «Печать».
3.10. Після заповнення карток всіх слухачів необхідно закрити файл «Облікова картка слухача» та вийти з програми MS Access 2003.
3.11. Файл із заповненими картками необхідно запакувати за допомогою програми WinRar ver. 3.20, не змінюючи його імені (див. п. 2.3.) та відправити його  електронною поштою  до Інституту післядипломної освіти на адреси 
tcorg@asta.edu.ua, ipork@ukr.net.
3.12. Перед наступним курсом  Картки попередніх слухачів видаляються. Для видалення необхідно відкрити файл OK_Irpin_nn.mdb за допомогою функціональної кнопки «Вилучити картку» видалити записи попереднього курсу.

Інститут післядипломної освіти

(Довідки за тел.: 8-04597-63377,  ip 6973, ip 6970).
Завантажити оновлений файл програми "Облікова картка слухача"